Cite-internationale_credit-www-b-rob_statue Xavier Veilhan

To-do-list pour un événement éco-responsable à Lyon

Un événement est par essence "éphémère", le rendre plus durable participe à l’évolution de nos structures et à l’affirmation de leurs valeurs. Chaque cahier des charges construit pour un événement reflète poste par poste les activités impactantes pour notre environnement. L’équipe du Bureau des Congrès et des Salons est à votre écoute pour vous accompagner dans cette démarche et vous propose cette to-do list qui vous aidera, nous l’espérons, à organiser sereinement votre événement éco-responsable.

Quelles sont les étapes essentielles pour organiser un événement éco-responsable ? 

Pensez à la durabilité dès le début de la planification de votre événement ! C’est ce qui vous permettra d’identifier les domaines clés et de vous fixer des objectifs durables en résonance avec les Objectifs de Développement Durable fixés par l'ONU dans le cadre de l'Agenda 2030. 

Organiser un événement, c’est avant tout avoir une politique d’achats responsables, tant au niveau des prestations de services, des lieux, que des produits (fournisseurs locaux respectant les normes écologiques, achats minimisés ou pensés pour être réutilisés ou recyclés…). Il est donc important de coopérer avec la destination pour rendre votre événement aussi durable que possible, mais aussi d’analyser vos pratiques d'achats et d’imposer vos exigences aux lieux et prestataires choisis.

Votre entreprise possède déjà une politique d’achats responsables ?

Si les choix des lieux et des prestataires semblent être la clé pour réussir un événement éco-responsable, il y a également d’autres aspects à ne pas négliger : la sensibilisation de ses employés et autres parties-prenantes de l’événement ; l’auto-évaluation et la valorisation de vos actions qui donneront une image positive et engagée de la structure organisatrice. Pensez en premier lieu, à calculer l’empreinte carbone de votre événement, notamment sur le site de la Fondation GoodPlanet.

Pour aller encore plus loin, l’outil CLEO créé par L’UNIMEV (Union des Métiers français de l’Evénementiel) permet d’évaluer l’impact d’un événement sur 3 aspects : la performance de la rencontre (développement business, scientifique et réputationnel des communautés rassemblées), les retombées événementielles et touristiques (économiques, sociales et fiscales) pour les territoires et son bilan environnemental (empreinte carbone, consommations énergétiques, déchets et initiatives positives).

Voici ensuite les différents postes sur lesquels il est important de réfléchir en amont : 

1- Le transport

Etudier si possible la provenance des participants pour proposer les solutions les plus adaptées (80% du bilan carbone d’un événement national est lié au transport des biens et des participants). 
Si la structure finance le transport, favoriser : les déplacements en train pour les trajets de moins de 4h. 
Si le participant finance le transport :  les sensibiliser en communiquant sur un calculateur d’empreinte carbone selon les moyens de transports ; communiquer sur les différents moyens de transports ; proposer le covoiturage entre les participants (en prévoyant un espace d’annonce sur le site de l’événement) ; communiquer sur les transports en commun locaux (tous types et modes doux). 

Les contacts utiles 

•    Le comparatif "tous modes de transport" disponible sur le site de l'ADEME
•    Cet outil permettant de visualiser les trajets et d'additionner plusieurs modes de transports
•    Ces idées pour mettre en place une compensation carbone quand les vols ne peuvent pas être évités
•    Les solutions pour venir à Lyon en train ou en avion
•    Les transports en commun lyonnais et la navette Rhônexpress depuis l'aéroport 
•    Les vélos en libre-service 
•    Les vélos électriques Stations Bees, AllBikesNow 
•    Les trottinettes électriques Dott et Tier

 

 

 

2- Les lieux 

Choisir un lieu avec une certification ou une labellisation environnementale ou ayant mis en place de bonnes pratiques en matière de développement durable (des objectifs environnementaux écrits ; un plan d’action sur la manière de les atteindre ; une politique d’achat qui favorise les produits respectueux de l’environnement ; une offre alimentaire d’origine locale ou bio ; étant accessible aux personnes en situation de handicap…).
Dans la mesure du possible, privilégier les bâtiments éco-conçus, disposant de systèmes d’économie d’énergie et d’eau, utilisant des matériaux renouvelables et disposant d’un système de tri sélectif.
Si les lieux ne sont pas labellisés ou qu’ils ne mettent pas en place d’action éco-responsable particulière, l’organisateur peut demander à ce que le site s’engage sur une ou plusieurs actions. De nombreuses actions sont simples et faciles à mettre en place (la suppression des bouteilles en plastique par exemple).

Retrouvez la liste des lieux et hébergements partenaires engagés dans une démarche éco-responsable.

 

 

 

3- Les prestataires événementiels

Les traiteurs

Si c’est l’organisateur qui choisit le traiteur: avoir une ou plusieurs « conditions écologiques » dans la recherche du traiteur comme le zéro emballage, les produits locaux ou de saison, les options végétariennes, les aliments bio, écologiques ou équitables, l'eau du robinet plutôt que de l’eau embouteillée, des déchets alimentaires compostés, une vaisselle réutilisable…
Si c’est le site de l’évènement qui propose un traiteur agréé, demander au site quels sont les engagements éco-responsables de son traiteur.

Les traiteurs partenaires engagés dans une démarche éco-responsable : 

  • Serge Magner, traiteur responsable certifié ISO 20121 
  • La Fine Fourchette, traiteur éco-responsable certifié "ISO 20121 - valeurs durables"
  • Fenotte Traiteur 
  • Cannelle et Piment 
  • Capucine et Gaston
  • PRESTAL
  • Nomad Kitchens

La gestion et le tri des déchets alimentaires, le compostage des aliments sont autant d’actions indispensables qui permettent à l’organisateur de boucler la boucle de son évènement éco-responsable. Les initiatives dans ce domaine sont nombreuses à Lyon et déjà très ancrées dans la plupart des structures événementielles.

Les prestataires locaux :

Le mobilier événementiel et les stands 

Favoriser la location, la mutualisation de matériel et pour la fabrication, favoriser les entreprises qui proposent une fabrication locale et durable.

Les contacts utiles
•   Cagibig
•   GL Events Mobilier
•   La French Cabane
•   Axial Design
•   Galis

Les transferts 

Privilégier les transporteurs labellisés qui mettent en place des actions pour maîtriser et réduire les consommations d’énergie, les émissions de CO2, les déchets d’entretien de leurs véhicules et le rejet des eaux usées.

Les autocaristes partenaires engagés dans une démarche éco-responsable :
•    Philibert, signataire de la Charte de la diversité, certification EcoVadis (médaille d'argent)
•    Autocar Maisonneuve, signataire de la Charte Objectif CO2, certification ISO 14001

 

 

 

4- La communication

Impression & signalétique

  • Réduire et optimiser les impressions ;
  • Imprimer en recto/verso, en noir et blanc et bichromie plutôt qu’en quadrichromie ; 
  • Ne proposer que le nombre de documents nécessaires dans le cadre de commande de documentation touristique ;
  • Opter pour des imprimeurs locaux (pour éviter le transport) qui ont signé la Charte Imprim ‘vert (gestion des déchets, consommations énergétiques etc.) ;
  • Choisir des papiers recyclés, éco-labellisés ; 
  • Privilégier les cartouches remanufacturées ou répondant aux exigences de l’écolabel officiel NF Environnement.

Pour la signalétique : réutiliser le verso des panneaux signalétiques pour une autre manifestation ; opter pour des présentoirs, bannières et badges réutilisables ; s’assurer des matériaux et encres utilisés ; vérifier la gestion des déchets après dépose de la signalétique.

Les liens utiles

•   Imprimer vert
•   Promouvoir la gestion durable de la forêt
•   Les labels FSC
•   Le Label NF Environnement

Les goodies 

Limiter ou supprimer les objets promotionnels distribués. Si objets promotionnels, ils doivent être utiles, réutilisables, sans piles (ou si piles, prévoir leur recyclage), éco-labellisés, issus du commerce équitable ou fabriqués par des structures locales à partir de matériaux locaux.

Suggestions

  • Oh My Gone - (produits authentiques et revisités du savoir-faire lyonnais)
  • Atelier Roannais de Maroquinerie (protège passeports / porte-carte en cuir) 
  • Abiessence (huile essentielle lavande bio) 
  • La Papoterie (marque-pages, carnets en papier ajouré) 
  • Le papier fait de la résistance (carnets en papier recyclé) 
  • Jordenen (tote bag en coton recyclé & bio) 
  • Ekoia (coques de téléphone recyclées et recyclables)
  • Ictyos (sacs en cuir marin)
  • Indispensac (fabricant français de sacs et packaging textile issus de l'économie circulaire, recyclé et recyclable) 

 

 

 

5- L'inclusion, insertion et accessibilité 

Ils sont également des domaines essentiels dans la réussite de l’événement, car ils touchent à l’humain, au bien-être de chacun et à la prise en compte de toutes et tous dans la préparation, l’organisation et le déroulement de l’événement. Ce domaine est encore peu valorisé, alors qu'en matière d’accessibilité, 5 millions de personnes sont concernées et l’obligation d’accessibilité est régie par la loi handicap du 11 février 2005.

Voici les initiatives qu’il nous semble important de mettre en avant :
•  Paips
•  Inclusiv'events
•  Cau
•  Mobee Travel
•  Vivre aux éclats

 

 

 

6- Laissez un héritage, une trace positive 

Un événement est par définition éphémère. Mais il est possible de laisser une trace positive durable de celui-ci sur le territoire et auprès de vos participants. Vous trouverez ci-dessous quelques idées :

Héritage social 

Soutenir des associations locales :
Faire un don ou proposer à vos participants "l’arrondi solidaire" pour leurs frais d’inscription

Faire appel à des bénévoles d’associations :

  • L'UNICEF dans le cadre d'événements professionnels et plus spécifiquement d'événements médicaux propose des prestations d’accueil, de mise en sac… avec une équipe de bénévoles dédiée. Vestiaires UNICEF a déjà effectué plusieurs missions au Centre de Congrès de Lyon depuis 2019.
  • IESS Crew propose des missions de bénévolat à des personnes qui ont besoin de recréer du lien social. Avec leur programme "apprentis reporters" faites réaliser des podcasts et reportages sur votre événement par des apprentis
  • L’Amicale des bénévoles œuvre pour la promotion et le développement du bénévolat dans les manifestations sportives et culturelles. Sa plateforme BASILE au service des organisateurs, propose de mobiliser des bénévoles en fonction des besoins identifiés, de les encadrer sur le site de l’événement et de les fidéliser.

Sensibiliser le grand public sur la thématique de votre congrès :

  • Faire un communiqué de presse
  • Organiser une "journée portes ouvertes" ou des "sessions ouvertes"
  • Organiser des animations et/ou des jeux concours

Favoriser la transmission auprès d’étudiants dans votre domaine d’activité : 

  • Inviter des étudiants sur votre événement
  • Organiser des rencontres entre étudiants et professionnels
  • Organiser un partenariat avec une école (pour recruter des bénévoles pour votre événement par exemple)

Héritage environnemental 

Soutenir des associations locales :
Faire un don ou proposer à vos participants "l’arrondi solidaire" pour leurs frais d’inscription

Sensibiliser vos participants aux questions environnementales sur votre événement :

  • Faire la promotion du recyclage
  • Inciter vos participants à consommer l’eau du robinet sur le site de l'événement 
  • Organiser un atelier "Fresque du climat"

Organiser une "Clean Walk" durant votre événement :

Planter des arbres sur le territoire (région) :

Héritage économique

Soutenir des associations locales :
Faire un don ou proposer à vos participants "l’arrondi solidaire" pour leurs frais d’inscription

Faire appel pour votre événement à des entreprises locales qui créent de l’emploi sur le territoire 

 

 

 

7- Bon à savoir 

Qu'est-ce que la compensation carbone ?

Voir une explication en vidéo 

Les liens utiles 

Sustainable Travel International 
Global climate initiatives 
Carbonapp
Fondation GoodPlanet

Rappel des principaux labels événementiels : 

ECOFEST : Label créé initialement pour les événements étudiants. Aujourd’hui développé à d’autres types d’événements ;
PRESTAD : Label créé pour les entreprises du spectacle et de l’événement ;
GREEN GLOBE CERTIFIED : Norme internationale sur les événements responsables ; 
EVENEMENT ECO-ENGAGE : Label qui propose un auto-diagnostic ;
ISO 20121 : La norme par excellence des éco-événements.  

Rappel des impacts pour un événement de 500 personnes :

1000 KW : l’équivalent de la consommation d’un four pendant un an ;
2,5 tonnes de déchets, soit la moitié de la consommation annuelle d’une personne en UE ; 
500 kilos de papier, soit l’équivalent de 12 arbres.

Pour plus d’informations sur les démarches à effectuer, la méthodologie à adopter ainsi que les différents labels à connaître pour choisir les bons partenaires, vous pouvez consulter la fiche très complète co-rédigée par l’ADEME (agence de la transition écologique) et l’AER (plateforme d’accompagnement des festivals éco-responsables). 

8- Votre Boîte à outils 

Téléchargez la to-do list en format PDF 

To do list événement éco-responsable Lyon

En complément de la to-do-list ONLYLYON Tourisme et Congrès vous propose également une check-list à mettre en application lors de la préparation de votre événement et pour son analyse après sa tenue. Nous vous invitons à nous la transmettre à l’issue de votre événement pour identifier vos succès, vos besoins, les freins à lever, les solutions à explorer.

Téléchargez la check-list en format PDF 

Check-list pour un événement éco-responsable à Lyon

Engageons-nous ensemble pour des événements plus responsables à Lyon !